phygital

Czy czas tak ucieka, bo się starzejemy?
A może dlatego, że coraz więcej czasu zajmują nam niekończące się, bezproduktywne spotkania spotkania?

Spotkania bez agendy, jasnego celu, lidera dbającego o trzymanie się tematu… Znasz to?

Seth Godin, mój ulubieniec, w swoim blogu poruszył temat poważnego zajęcia się problemem spotkań.

Getting Serious About Your Meeting Problem

Zdarza się, że niektórzy spędzają nawet do ośmiu godzin dziennie na spotkaniach. W Fordzie organizowano nawet spotkania przygotowawcze do spotkań by upewnić się, że wszyscy mówią tym samym głosem. Czy to nie brzmi znajomo w świecie marketerów i agencji?

Jeśli poważnie podchodzisz do rozwiązania swojego problemu ze spotkaniami, załatwiania spraw szybko, efektywnie i oszczędzając czas, spróbuj zaproponowanej poniżej metody przez tydzień.

1. Nie wszystkie problemy czy wyzwania są takie same. Zatem dlaczego spotkania są w większości przypadków zawsze tak samo długie? Czy każde zagadnienie wymaga poł godziny czy godziny? Po co jest standardowa długość spotkania?
2. Planuj spotkania w pięciominutowych jednostkach. Wymagaj od rozmówców by mieli naprawde duuużą sprawę by poświęcić jej więcej niż 4 jednostki czasu.

3. Wymagaj przygotowania. Przekaż materiały do przeczytania przed spotkaniem, a jeśli nie zrobią tego – wywal ich za drzwi. Ale ty też bądź przygotowany. Od tego zależy sukces spotkania.4. Usuń wszystkie krzesła z sali konferencyjnej. Powaga.

5. Jeśli ktoś pojawi się więcej niż 2 minuty po ostatniej osobie uczestniczącej w spotkaniu – musi zapłacić karę w wysokości 10 zł na fundusz ciasteczkowy.

6. Zakup minutnik do sali spotkań. Jeśli zacznie dzwonić, koniec spotkania. To nie twoja wina, tylko minutnika. Czas upłynął.
7. Pamiętaj co chcesz osiągnąć tym spotkaniem, jaki masz cel. Przemyśl to i przygotuj agendę. Rolą organizatora jest posuwanie spotkania na przód i zrealzowanie celu spotkania. Jakie działania są od niego wymagane:

- angażowanie każdego uczestnika (nawet jeśli musi ich wywoływać)

- zapisywanie rezultatów dyskusji (np na flipchartach)

- zapewnianie odpowiedniego tempa dyskusji, zmiana tematu gdy grupa jest znudzona, wprowadzanie ćwiczeń podnoszących energię i kreatywność.

8. Organizator spotkania zobowiązany jest w ciągu 10 minut od zakończenia spotkania przesłać wszystkim uczestnikom minutki, krótkie emailowe podsumowanie z zaplanowanymi działąniami (action items).
9. Stwórz wiki, zamkniętą grupę online, czy też zwykły plakat, na którym uczestnicy będą mogli ocenić spotkania i ich organizatorów w skali od 1-5 w kategorii użyteczności. Zwykłe kreatki, gdzie uczestnicy wpisują ocenę. I obserwuj co się potem dzieje.
10. Jeśli nie wnosisz nic do spotkania – wyjdź. Zawsze możesz przeczytać podsumowanie potem.

Jesteś idealny?? Nikt nie jest. Sprawdź czy to zadziała u ciebie i daj nam znać.